Do aktu notarialnego potrzebna jest jedna kartka. Bez niej grozi 5 tysięcy kary

Przy sprzedaży mieszkania notariusz zapyta o świadectwo charakterystyki energetycznej i zapisze w akcie, czy zostało przekazane. Przy podpisywaniu umowy najmu nikt nie pilnuje tego z urzędu, ale obowiązek jest dokładnie taki sam. Za jego niedopełnienie właścicielowi grozi grzywna do 5 000 zł, orzekana przez sąd w trybie przepisów o wykroczeniach. Sam dokument dla mieszkania kosztuje zwykle od dwustu do kilkuset złotych i jest ważny dziesięć lat. Najczęstszy błąd nie polega jednak na tym, że ktoś świadectwa nie ma. Polega na tym, że je ma, ale nie przekazuje go w momencie, w którym przepis tego wymaga.

Kiedy świadectwo jest potrzebne, a kiedy nie

Przepisy nie wymagają, żeby każdy właściciel mieszkania miał świadectwo. Wymagają, żeby miał je w konkretnych sytuacjach i żeby je wtedy przekazał. Różnica jest istotna, bo wiele osób zamawia dokument bez potrzeby albo odwrotnie, sprzedaje mieszkanie w przekonaniu, że obowiązek ich nie dotyczy.

Są też budynki w ogóle wyłączone z obowiązku. Ustawa wymienia między innymi obiekty podlegające ochronie jako zabytki, budynki używane jako miejsca kultu, budynki przemysłowe i gospodarcze bez instalacji zużywających energię poza wbudowanym oświetleniem, budynki mieszkalne przeznaczone do użytkowania nie dłużej niż cztery miesiące w roku oraz wolnostojące obiekty o powierzchni użytkowej do 50 metrów kwadratowych. Ten ostatni wyjątek bywa mylnie rozciągany na kawalerki w bloku, co jest błędem, bo dotyczy budynków wolnostojących, a nie lokali.

Oświadczeniem w umowie tego nie obejdziesz

To najważniejszy praktyczny punkt całego tematu, bo dotyczy rozwiązania, które wciąż krąży w obiegu jako sprytny sposób na oszczędność. Bywa, że strony wpisują do umowy zdanie o tym, że nabywca albo najemca rezygnuje z otrzymania świadectwa i nie będzie z tego tytułu wnosić roszczeń.

Taki zapis nie działa. Ustawa wyraźnie stwierdza, że nabywca albo najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania świadectwa. Oznacza to, że zgoda drugiej strony niczego nie zmienia, bo obowiązek jest publicznoprawny, a nie umowny. Sprzedający pozostaje odpowiedzialny, a zapis w umowie jest w tej części bezskuteczny.

Przy sprzedaży dochodzi drugi mechanizm. Notariusz odnotowuje w akcie notarialnym, czy świadectwo zostało przekazane, a jeśli nie zostało, poucza zbywcę o karze grożącej za niedopełnienie obowiązku. Taki zapis w akcie jest w praktyce gotowym dowodem, więc argument „nikt tego nie sprawdza” przy sprzedaży po prostu nie ma zastosowania. Przy najmie nie ma notariusza, ale jest umowa i jest najemca, który po sporze o kaucję czy wypowiedzenie potrafi tę kwestię przypomnieć.

Kto kontroluje i jak to się zmieniło

Kontrolę przestrzegania przepisów o charakterystyce energetycznej prowadzi nadzór budowlany, w praktyce powiatowy inspektor nadzoru budowlanego. Postępowanie może zostać wszczęte z urzędu albo na skargę osoby trzeciej, najczęściej właśnie niezadowolonego nabywcy lub najemcy.

Zmiana, która nastąpiła w 2026 roku, dotyczy metody. Obok kontroli tradycyjnych pojawiły się kontrole zdalne, oparte na danych z centralnej ewidencji emisyjności budynków i z centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków. Urząd nie musi pukać do drzwi, żeby ustalić, czy dla danego lokalu wystawiono świadectwo i kiedy. To istotna różnica, bo wcześniej przepis funkcjonował w praktyce jak rekomendacja.

Warto tu dodać jedną rzecz o proporcjach. Pięć tysięcy złotych to górna granica, a nie stawka wymierzana automatycznie. Przy jednorazowym zaniedbaniu sankcje są zwykle niższe, a w niektórych przypadkach sprawa kończy się bez grzywny. Górne widełki rezerwuje się dla świadomego uchylania się od obowiązku albo uporczywego naruszania przepisów, na przykład przy właścicielu wynajmującym kilka lokali.

Zobacz również:

PORADNIKI · 09.08.2026Mieszkanie zamiast akademika. Rodzice studentów liczą i coraz częściej kupują

Ogłoszenie też jest objęte obowiązkiem

To część przepisów najczęściej pomijana, choć najłatwiejsza do wykrycia. Jeżeli dla budynku lub lokalu sporządzono świadectwo, to w ogłoszeniu sprzedaży albo najmu trzeba podać wskaźniki z tego dokumentu. Chodzi przede wszystkim o wskaźnik EP, czyli zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną, oraz EK, czyli zapotrzebowanie na energię końcową, oba wyrażone w kWh na metr kwadratowy na rok.

Duże portale ogłoszeniowe wbudowały ten wymóg w formularz dodawania oferty i część z nich nie pozwala opublikować ogłoszenia bez tych danych. Nie jest to jednak kwestia regulaminu serwisu, tylko przepisu, więc ten sam obowiązek obejmuje ogłoszenie wystawione na grupie w mediach społecznościowych albo na wizytówce w witrynie biura.

Dla sprzedającego jest tu ukryty argument praktyczny. Wskaźniki energetyczne stały się elementem porównywania ofert, a nie tylko formalnością. Mieszkanie z niskim zapotrzebowaniem na energię w budynku po termomodernizacji ma dziś w ogłoszeniu konkretną przewagę nad lokalem o podobnym metrażu w bloku z lat siedemdziesiątych. Pisaliśmy o tym w tekście pokazującym, jak klasa energetyczna mieszkania wpływa na cenę i na wysokość rachunków.

Ile kosztuje i jak nie kupić bezwartościowego dokumentu

Dla mieszkania w bloku koszt zwykle mieści się w przedziale od około 200 zł do kilkuset złotych. Dla domu jednorodzinnego stawki startują od około 1 300 zł i dochodzą do 2 000 zł, bo zakres pracy jest nieporównywalnie większy: trzeba opisać całą bryłę, przegrody, instalacje i źródło ciepła, a nie jeden lokal w istniejącym budynku.

Świadectwo może sporządzić wyłącznie osoba wpisana do wykazu osób uprawnionych, prowadzonego w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków. Od 28 kwietnia 2023 roku dokument powstaje w systemie i otrzymuje numer nadany w tym rejestrze. To najprostsze narzędzie weryfikacji, jakie ma kupujący i sprzedający jednocześnie: świadectwo bez numeru z rejestru nie jest świadectwem, tylko plikiem PDF.

Dlaczego to nabiera znaczenia właśnie teraz

Świadectwo energetyczne przestaje być formalnością z dwóch niezależnych powodów. Pierwszy to koszty. Przy rosnących cenach ciepła i przy nowych zasadach rozliczania ogrzewania w blokach zapotrzebowanie budynku na energię przekłada się bezpośrednio na miesięczne opłaty, a te wchodzą do kalkulacji kupującego równie mocno jak cena za metr.

Drugi powód jest regulacyjny. Unijne przepisy przewidują oznaczanie budynków klasami energetycznymi od A do G, w formacie znanym z etykiet na sprzętach domowych. W Polsce ten system jeszcze nie działa, o czym pisaliśmy w analizie wyjaśniającej, dlaczego mieszkanie miało dostać klasę jak lodówka, a cztery miesiące po terminie wciąż jej nie ma. Gdy jednak wejdzie, jego podstawą będą właśnie dane ze świadectw. Dokument, który dziś traktuje się jako koszt przed sprzedażą, stanie się wtedy wpisem decydującym o pozycji mieszkania na rynku.

Dla właściciela wniosek jest prosty i nie wymaga czekania na nowe przepisy. Jeśli planujesz sprzedaż albo wynajem w najbliższych miesiącach, świadectwo jest wydatkiem rzędu kilkuset złotych przy transakcji liczonej w setkach tysięcy. Ryzyko po drugiej stronie to grzywna i, co bywa bardziej kłopotliwe, opóźnienie u notariusza w dniu, w którym wszystko inne jest już dogadane.

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane artykuły:

• Klasa energetyczna mieszkania w 2026. Jak wpływa na cenę i rachunki
• Mieszkanie miało dostać klasę jak lodówka. Cztery miesiące po terminie wciąż jej nie ma
• Jak szybko sprzedać mieszkanie: poradnik 2026
• Dofinansowanie termomodernizacja 2026: Czyste Powietrze, ulga podatkowa i kwoty

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Obowiązki opisane w tekście wynikają z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, a grzywna orzekana jest przez sąd w trybie przepisów o wykroczeniach, z górną granicą 5 000 zł. Podane koszty świadectwa są widełkami rynkowymi, a nie stawkami urzędowymi, i różnią się w zależności od miasta oraz zakresu dokumentacji. W indywidualnych sprawach, zwłaszcza dotyczących wyłączeń z obowiązku i najmu krótkoterminowego, warto skonsultować się z prawnikiem lub uprawnionym audytorem. Zdjęcie ilustracyjne: Wuhazet, Henryk Żychowski, Wikimedia Commons, licencja CC BY 3.0.